Introducción

Este espacio fue creado para la clase AGRA 4069. En este curso nos hacen una introducción a los Elementos de la Gerencia de Producción, curso que está en el currículo de Publicidad Comercial y Artes Gráficas. Como parte del trabajo en clase, nos teníamos que dividir en grupos para crear un "Wiki" el cual contendría toda la información recopilada de artículos que buscamos en la base de datos, que estuviera dirigida a la Gerencia de Producción en el área que deseáramos trabajar; en el caso de este grupo, nos enfocamos en el área de la Publicidad Comercial.

A continuación encontrarás algunos temas e información acerca de las funciones que ejerce un Gerente de Producción y los temas relacionados a éste. En publicidad la producción se divide por departamentos, y un gerente de producción debe conocer todo lo que pasa en los mismos al momento de supervisar que todos sus empleados estén llevando a cabo los procesos para la creación de un producto, campaña, etc.

Gerencia de Producción en la Publicidad

Partiendo de la primera palabra de este oficio un gerente es la persona encargada de un negocio, administra o mantenie el mismo y vela que cada empleado esté ejerciendo sus funciones. Mientras que producción son todos los procesos que hay que llevar a cabo para la creación de un producto o servicio. Si unimos estas dos definiciones de ambos conceptos podemos decir que un Gerente de Producción vela que cada empleado esté llevando a cabo todos los procesos para crear el producto; en el área de publicidad estas personas trabajan en el departamento llamado "Tráfico". Esta persona (Gerente de Producción) también está a cargo de planificar, programar y controlar todos los pasos para la creación del producto o servicio.

El Gerente de Producción, la agencia o empresa y sus funciones

La publicidad es una herramienta utilizada por los mercadólogos, quienes siempre tienen que recordar que la publicidad es un negocio, la cual posee una estructura y organización que se administra al igual que cualquier negocio. Tradicionalmente, todas la funciones de la publicidad pasan a través del departamento de publicidad, el cual esta encabezado por un gerente, quien opera bajo el director de marketing.

Al crecer el negocio y añadirse nuevas líneas de productos, se nombran gerentes asistentes de publicidad, generalmente conocidos como gerente de publicidad de producto, quienes manejan la publicidad de diferentes marcas de una compañía. El gerente de producto es responsable de la planificación de estrategias y objetivos, de obtener información relevante de la marca, administrar presupuestos y controles y de obtener recomendaciones de la agencia, además de ser el enlace primario entre el departamento de marketing y todos los demás departamentos en la publicidad. El gerente de producto también es el responsable de la rentabilidad de un producto, marca o línea de productos incluyendo las decisiones de publicidad. También se le conoce como gerente de marca.

Elementos tales como el diseño de la empresa o agencia y la planificación de la capacidad de producción, debe basarse en el potencial futuro del mercado de la misma. La organización de distribución de una empresa, las políticas de ventas, publicidad, promoción de ventas y canales de distribución debe basarse en estudios de mercado.

Funciones de una empresa o agencia:

1. Técnica: producción.
2. Comercial: compra, ventas e intercambio.
3. Financiera: obtención y utilización de capital.
4. Seguridad: protección de la propiedad y las personas.
5. Contabilidad: registro de transacciones y estadísticas.
6. Administración: planificación, organización, dirección, coordinación y control.

A. La función calidad la cual puede reestructurarse a través de los modelos: inspección, control de calidad y certeza o seguridad de la calidad.
B. Los enfoques contemporáneos de sistemas y contingencias (gerencia estratégica) se concentran en la interdependencia de las partes dentro de una organización y en la interdependencia de la organización con el medio ambiente.
C. El concepto de sistemas atrae la atención de los administradores hacia las interdependencias o las partes de una organización.
D. El enfoque de contingencias hace énfasis en el ajuste de las prácticas de administración a situaciones específicas.

Misión Organizacional:

1. Toda organización tiene una misión: acta constitutiva y estatutos.
2. Para cumplir su misión la organización necesita captar recursos mediante el proceso de intercambio.
3. La organización realizará intercambios con el público: inversionistas, trabajadores, proveedores, clientes y el medio ambiente en general.
4. El publicista responderá a la organización en términos de la imagen de la organización.
5. La organización tomará medidas concretas para mejorar la satisfacción hacia él público.

Relación agencia-cliente:

La relación entre cliente-agencia es de tipo profesional. Se dice que las relaciones agencia-cliente son muy parecidas a las relaciones interpersonales: si no se caen bien, se alejan. Si se cae bien unos a otros, uno gravita hacia el otro y se producen grandes cosas. Se debe confiar en la agencia tanto como en un empleado, ya que se están haciendo negocios con el cliente. Ésta relación puede involucrar estrategias de productos nuevos, promociones nuevas, datos de ventas, información de perdidas y ganancias y nuevas estrategias de marketing, información que es sensible y confidencial. La mayoría de los clientes no aprueban una agencia que maneje compañías o productos de competencia directa.

Funciones generales de un Gerente de Producción en Publicidad:

  • Responsabilidad sobre el funcionamiento del área productiva de la empresa y sobre el cumplimiento de los objetivos y políticas establecidas por el Gerente General y/o el equipo gerencial.
  • Optimizar y planificar los recursos productivos de la empresa para obtener un crecimiento progresivo de la productividad a la vez que se respetan los condicionantes y especificaciones de calidad.
  • Organización y seguimiento de la ejecución de todos los trabajos dentro del ciclo de producción garantizando que, individualmente, cumplen con las especificaciones establecidas en el sistema de calidad.
  • Promover el sistema de calidad en toda el área de la que es responsable, ayudando a completar aspectos que pueden contribuir a su mejora continuada.
  • Tratar con el Gerente General sobre los planes a corto, medio y largo plazo para hacer progresar el área productiva de la empresa con respecto a las tendencias del mercado y de la tecnología.
  • Crear una labor de equipo con sus colaboradores inmediatamente inferiores en el organigrama traduciendo las políticas y estrategias de la empresa en acciones concretas que puedan ser interpretadas claramente por los mandos intermedios.
  • Seguimiento de la evolución tecnológica analizando la aplicabilidad en la propia empresa y estudiando la posible rentabiidad de su utilización.
  • Preparación y presentación al equipo directivo, y muy concretamente al Gerente General, de la evolución de los índices de productividad, de las acciones realizadas en el período y del conjunto de recomendaciones deseables para la mejora del período siguiente.
  • Seguimiento del rendimiento y efectividad de los mandos intermedios a su cargo, proponiendo planes formativos para su crecimiento a nivel tecnológico.
  • Seguimiento especial de la planificación de los trabajos y del cumplimiento de los plazos de entrega, procurando información periódica, puntual y fiable al departamento comercial en este aspecto.
  • Interés por conocer el benchmarking de su especialidad y tipo de actividad a partir del cual poder establecer objetivos de progreso y realizar el segumiento correspondiente.
  • Revisar la viabilidad técnica y de rentabilidad económica de los trabajos de mayor envergadura.
  • Recibir, filtrar y distribuir los procedimientos y mejoras del sistema de calidad.
  • Liderar y seguir los avances en las acciones correctoras y preventivas en áreas de productividad, calidad y medio ambiente.
  • Revisar los resultados económicos individuales de cada trabajo cuando excedan de un nivel determinado de beneficio o de pérdida.
  • Establecer las limitaciones, características o especificaciones de producción que sean necesarias para que el Departamento Comercial pueda informar adecuadamente a los clientes sobre los resultados que pueden obtenerse.
  • Asignar las funciones y responsabilidades a cada una de las personas de su área, así como las relaciones entre ellas, muy especialmente de los que tienen cargos jerárquicos.
  • En caso de suficiente importancia, contactar con clientes, juntamente con personal de ventas, para clarificar el proceso de producción y su impacto en el costo del producto.
  • Tiene a su cargo, supervisa y controla las actividades de almacenaje, tanto de materias primas como de productos terminados, así como también su entrega a los clientes.

En cualquier actividad de producción, el interés primordial del gerente de producción es el de suministrar los inputs (entradas). Los inputs incluyen varias cosas: materias primas, maquinarias, materiales de operación, productos semi -terminados, edificios, energía y mano de obra. Una vez que los inputs están compilados, o ensamblados, la creación del valor ocurre. El gerente de producción ha puesto la mayor atención a esta etapa. Algunos de los asuntos que deben ser atendidos mientras los productos y los servicios están siendo fabricados son: la organización de horarios, la asignación de puestos diferentes, el control de la calidad en la producción, la adaptación de nuevos y mejores métodos para efectuar diversas labores, y el manejo de materiales dentro de la compañía.

Inputs representan los recursos para creación de valores. Los outputs a través de los procesos de
producción (valor agregado). Conceptualmente, el papel del gerente de producción es el de un tomador de
decisiones
:

1. El gerente de producción planifica en que forma deben asignarse los recursos (Inputs).

2. Debe decidir cuales personas deben ser asignadas a los distintos trabajos, que materiales y
suministros (adición de valor) deben usarse para fabricar los productos que representan los
outputs del sistema de producción.

3. Además, debe planear el uso de elementos accesorios que facilitan y acompañan las
actividades de producción / operaciones, tales como herramientas, guías, instalaciones, equipos
para mover materiales, etc. La mayoría de estos planes toman la forma de directivas o
mandatos los cuales, en términos bastante amplios, pueden ser considerados como
información.

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Después que ha tomado las decisiones iniciales con respecto a los planes para la asignación de
inputs, la creación del valor a través de los procesos de producción puede comenzar. Sin embargo, este no
es el final de su actividad como gerente, es solo el principio. La función de planeamiento involucra la
determinación de cursos de acción. Una vez comenzados los procesos de producción / operaciones, éstos
deben ser controlados.

Los controles administrativos involucran el observar resultados operativos y el verificar que están
conforme a los planes originales. En el contexto de un sistema de producción / operaciones., este proceso
de verificación requiere un proceso conocido como retroalimentación (o retroinformación). Durante el
proceso de retroalimentación, se acumula la información de los procesos de producción para determinar
cómo están operando tales procesos de producción. En este respecto formulan interrogantes como las
siguientes

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La etapa final del proceso de producción u operaciones consiste en la consumación de los outputs, o sea, los productos y los servicios terminados. Estos productos y servicios terminados quedan entonces disponibles para su comercialización, es decir, la función de mercadotécnia entra en acción para promoverlos, venderlos y distribuirlos.

El objetivo del gerente de producción y de las actividades de producción u operaciones en una empresa comercial es la maximización del valor creado. Brevemente, la diferencia entre el valor de los inputs y el valor de los outputs representa el valor creado a través de las actividades de producción. Al final de cuentas, la empresa debe mostrar utilidades y, en consecuencia, las actividades de producción deben maximizar la creación del valor dentro de límites creados por medio de precios de venta competitivos, y los costos de producción, i.e., los salarios, el costo de materiales y de energía, etc.

Funciones generales del Departamento de Producción

La sección de producción en la industria puede considerarse como el corazón de la misma, y si la actividad de esta sección se interrumpiese, toda la empresa dejaría de ser productiva. En el departamento de producción se tienen las actividades de:

1. Medición del trabajo.
2. Métodos del trabajo.
3. Ingeniería de producción.
4. Análisis y control de fabricación o manufactura.
5. Planeación y distribución de instalaciones.
6. Administración de salarios.
7. Higiene y seguridad industrial.
8. Control de la producción y de los inventarios.
9. Control de Calidad.

Es en el departamento de producción donde se solicita y controla el material del que se va a trabajar, se determina la secuencia de las operaciones, las inspecciones y los métodos, se piden las herramientas, se asignan tiempos, se programa, se distribuye y se lleva el control del trabajo y se logra la satisfacción del cliente. La instrucción en este campo revela como se realiza la producción, como se lleva a cabo, como se ejecuta y cuánto tiempo toma hacerla.

El gerente de control de calidad centra sus objetivos a fin de que se cumplan las especificaciones de ingeniería y para que los clientes queden satisfechos con el nivel de calidad del producto y la confiabilidad del mismo durante su vida. El gerente de control de producción se encarga principalmente de establecer y mantener programas de producción, sin perder de vista las necesidades de los clientes y las condiciones económicas favorables que se obtienen con una programación adecuada.

Muchas firmas (empresas) no tienen dentro de sus estructuras organizacionales departamentos de personal, relaciones públicas, relaciones industriales, ni departamentos de análisis estadísticos. En tales casos, las firmas emplean profesionales independientes cuando necesitan los servicios para cumplir con estas funciones. Sin embargo, es común detectar que la mayoría de las grandes y medianas empresas manufactureras cuentan con departamentos establecidos para ejecutar las funciones de producción y operaciones, mercadotécnia y finanzas.

La característica esencial de la gerencia es tomar decisiones. En términos de la producción y operaciones, el gerente debe tomar decisiones concernientes a dos amplias clases de problemas:

1. La primera clase involucra problemas relacionados con el diseño del sistema de producción. El gerente de producción ocasionalmente debe tomar decisiones concernientes al diseño del sistema de producción con respecto a la ubicación de nuevas plantas, el plan o trazado de las instalaciones de producción, nuevos métodos de manejo de materiales, nuevos procesos tecnológicos, nuevos diseños de productos y otros factores.

2. La segunda clase de problemas involucra el planeamiento, análisis, y control de las operaciones de producción. En forma distinta a la primera clase de problemas, el gerente de producción se encuentra confrontado con problemas operacionales cada día. Para entender como el gerente de producción soluciona estos problemas es necesario entender su rol en el sistema de producción y operaciones.

Formación necesaria para un Gerente de Producción:


  • Formación universitaria de grado superior, a nivel total o parcial.
  • Experiencia previa en puesto inferior o similar en empresa de tamaño parecida o inferior.
  • Conocimientos especializados sobre la gestión de la producción en artes gráficas.
  • Conocimientos de inglés.
  • Conocimientos sobre nuevas tecnologías de artes gráficas.
  • Conocimientos sobre la elaboración de nuevos proyectos con los correspondientes análisis de rendimento de las inversiones.
  • Conocimientos sobre sistemas de calidad, de productividad y de medio ambiente.
  • Conocimientos de informática a nivel de usuario.
  • Conocimeintos sobre organización, gestión y conducción de equipos de personas.
  • Conocimientos sobre dirección de personal y administración de empresas.

Conclusión
Finalmente podemos decir que un Gerente de Producción tiene el peso mayor en la empresa o agencia ya que debe conocer TODAS las funciones que se llevan a cabo dentro de la misma para obtener un buen resultado y es quien decide lo que se hace, cómo se hace y lo que no. Su rol se divide por los departamentos que la empresa o agencia tenga y debe mantener a sus empleados satisfechos para que éstos a su vez den un buen servicio en sus funciones. Esto quiere decir que también entraría en un rol de Relaciones Humanas. No está demás decir que si no hay un Gerente de Producción en Publicidad, una agencia no podría llevar a cabo los procesos para presentar un producto o servicio y satisfacer las necesidades de sus clientes. Para resumir toda la información brindada anteriormente, un Gerente de Producción es un Gerente General de la agencia o empresa.

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